Etusivu / Blogi / Näin rakennettiin Eldis 22 leiriä viime vuonna

Näin rakennettiin Eldis 22 leiriä viime vuonna

Vuoden 2021 aikana leirin suunnittelu toteutettiin haasteellisissa olosuhteissa. Koronatilanne vaihteli vuoden aikana ja sen vuoksi jouduttiin muutamia suunnittelutilaisuuksia muuttamaan etätilaisuudeksi mutta ei perumaan. Leiritoimikunta kokoontui yhteensä 18 kertaa, joista 13 kertaa etänä. Usein vapaaehtoiset hakeutuvat mukaan leiriprojektiin saadakseen uusia tuttuja, kokemaan innostavaa yhteisöllisyyttä ja päästääkseen luomaan jotain merkityksellistä nuorille. Korona-aika on haastanut juuri vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyden tunnetta.

Leirin suunnittelun eteneminen ja yhteistyö

Leiritoimikunta tapasi ensimmäisen kerran kasvotusten tammikuussa 2021. Leiriprojekti aloitettiin alkuvuodesta määrittelemällä monia käytännön asioita, kuten tietotyönpelisäännöt, talousohje ja graafinen ohjeistus. Leirin suunnittelussa otettiin käyttöön tehtävänhallintasovellus (Planner) ja digitaalinen yhteistyöalusta Teams. Lisäksi vuoden alussa tarkennettiin leirin vapaaehtoistehtävien hakuprosessia ja otettiin käyttöön eri sosiaalisen median kanavia.

Leirin suunnittelu käynnistyi tutustumisen jälkeen toimialakohtaisten toteuttamissuunnitelmien laatimisella ja talousarvion muodostamisella. Täytyy todeta, että aikaisemmilta vuosilta on ollut saatavilla lähinnä hiljaista tietoa, joten monia asioita on hahmoteltu puhtaalta pöydältä. Toimialapäälliköiden johdolla muodostettiin keväällä toimialakohtaiset organisaatiot ja muodostettiin vapaaehtoistehtäviä ja tehtävänkuvia. Vuoden näkyvin osa olikin vapaaehtoisten rekrytointi ja vapaaehtoisten määrä nousi jo lähes 150 toimihenkilöön.

Leirin KV-kutsu lähetettiin maaliskuussa 18 maahan ja alustavien tietojen mukaan ulkomailta olisi tulossa reilu 500 leiriläistä. Ennakkokutsu lähetettiin samaan aikaan kaikkiin palokuntiin Suomessa. Varsinainen leirikutsu julkaistiin syyskuussa ja samalla avattiin leiri-ilmoittautuminen. Kahden kurssin osalta ilmoittautuminen päättyi jo vuoden 2021 aikana. Rippikouluun haki 14 nuorta ja 4 isosta ja kaikki hakijat pääsivät mukaan. Pelastustoimen peruskurssille ilmoittautui 46 nuorta, joista kurssille valittiin 30 nuorta ja 10 varasijalle. Kaikkiaan leirille oli vuoden 2021 lopussa ilmoittautunut 263 leiriläistä Suomesta.

Vuoden aikana keskeisiä asioita olivat muun muassa leirialuekartan suunnittelu, erilaiset digitaaliset palvelut, viestintä, tietohallinto, yhdenvertaisuus, leirirannekkeet, ilmoittautumisjärjestelyt ja leirimaksuun liittyvät asiat. Keskeiseksi teemaksi nostettu osallisuus näkyi erityisesti siinä, että leiristä kerrottiin vuoden aikana eri tilaisuuksissa yli 800 palokuntalaiselle. Isojen kokonaisuuksien lisäksi on selvitetty lukuisia pienempiä asioita.

Leirin järjestämisen kannalta tärkein yhteistyökumppani on ollut Helsingin kaupunki, jonka kanssa pidettiin yli 20 tapaamista eri kokoonpanoilla. Leiriä esiteltiin lisäksi kaupungin mm. tapahtumien kenttäryhmässä ja suurtapahtumatyöryhmässä. Erilaisia tapaamisia yhteistyökumppaneiden, sidosryhmien, palvelutarjoajien ja asiantuntijoiden kanssa pidettiin reilusti yli sata kertaa. Leiriorganisaation sisäisiä palavereja pidettiin viikoittain.

Viestintä

Viestintä keskittyi eri sosiaalisen median kanavien lisäksi verkkosivuille ja tulevan uutissivuston rakentamiseen. Perinteistä sähköpostiviestintää toteutettiin pelastusliittojen kautta. Lisäksi vuoden jokaisessa SPEK:n Palokunta-uutiskirjeessä (11 kirjettä) oli uutinen tulevasta leiristä. Vuoden lopulla otettiin käyttöön myös leirin oma uutiskirje. Saimme myös leirille suojelijan, kun tasavallan presidentti Niinistö suostui kutsuumme. Presidentti Niinistö on tuttu palokuntanuorille muun muassa Viksu 2014 leiriltä, jossa hän kävi vierailulla. Lisäksi tubettaja Palomies Sami saatiin mukaan leiriyhteistyökumppaniksi ja hänen leirikutsu videota on katseltu jo kymmeniä tuhansia kertoja.

Talous

Julkaisimme ilmoittautumisen käynnistymisen yhteydessä tiedot, mistä leirin kulut muodostuvat. Kuluista suurimmat muodostuvat muonituksesta, leirialueen rakentamisesta (huolto) ja projektikuluista (projektivastaava ja yleiskulut). Leirin tulot muodostuvat leirimaksuista (n. 60 %), avustuksista (n. 30 %) ja loput leirin tuloista muodostuvat myynnistä ja yritysyhteistyöstä (n. 10 %). Päätöksenteossa on käytetty laskentaa kustannus per leiriläinen. Näin voidaan selkeästi osoittaa kuinka paljon tietty hankinta on leiriläisen kustannuksista. Otetaan esimerkiksi ruoka, mitä kaikki tarvitsevat leirillä. Kun ruoan kustannukset jaetaan leirin kulujen kanssa saadaan tieto, että 22 % leirikuluista muodostuu muonituskuluista. Kun yhden leiriläisen kustannukset arvioidaan olevan n. 270 €, ovat ruokakustannukset siitä noin 59 €. Leiritoimikunta tekee suunnitelmavaiheessa valintoja, joiden perusteella tehdään päätöksiä kustannusten jakautumisesta eri palveluiden välillä.

Yhtenä selkeänä muutoksena, aikaisemmista leireistä, Eldis leirille on laadittu yksityiskohtaiset peruutus-, osallistumis- ja ilmoittautumisehdot. Vallitseva tilanne on pakottanut määrittelemään ehtoja tarkemmin myös koronaan liittyen. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli tapahtuma joudutaan peruuttamaan tai keskeyttämään tai tapahtuma siirretään osallistujalle sopimattomaan ajankohtaan, osallistujalle palautetaan osallistumismaksu vähennettynä, sillä osuudella, joka on jo sitoutunut tapahtuman järjestämiseksi ja jota ei ole mahdollista saada takaisin maksun saajalta.

Me leirin järjestäjät uskomme leirin toteutumiseen. Leiri järjestetään, mikäli palokuntanuoret ja palokuntalaiset ilmoittautuvat mukaan leirille. Älkää jättäkö ilmoittaumista viimeiseen päivään, vaan varmistakaa paikkanne leirillä hyvissä ajoin. By the way, Partion Kajo 2022 leirille on ilmoittautunut jo lähes 11 000 leiriläistä, mikä on huikea määrä. Eiköhän käännetä palokuntanuorten suurleirien osallistujamäärä nousuun ja rikota pitkästä aikaa 4000 osallistujan määrä.

Valtteri Tervala, projektipäällikkö

Lue myös